Google Reviews

Ausgangslage

P2 Kommunikation unterstützt verschiedene Kundinnen und Kunden beim professionellen Umgang mit Google Bewertungen. Die Antworten wurden bis dahin manuell mit ChatGPT erstellt, was viel Zeit benötigte und leicht unübersichtlich wurde. Dadurch bestand das Risiko, dass neue Bewertungen übersehen wurden.

Ziel des Projekts

Die Aufgabe bestand darin, einen klar strukturierten und teilautomatisierten Workflow zu entwickeln. Dieser sollte:

  • neue, unbeantwortete Google Reviews automatisch erkennen,
  • eine passende Antwort in der Tonalität des jeweiligen Kunden erzeugen,
  • alle Informationen in Notion ablegen,
  • es Mitarbeitenden ermöglichen, Antworten zu prüfen und freizugeben,
  • und nach der Freigabe die Antwort automatisch auf Google veröffentlichen.

Durch diese Struktur sollte die Bearbeitung schneller, klarer und weniger fehleranfällig werden.

Technische Umsetzung

Die Automatisierung basiert auf zwei n8n Workflows.

Erster Workflow: Review Import und Antwortgenerierung

  • Auslesen der Google Reviews über die Google Business Profile API
  • Erkennen unbeantworteter Bewertungen
  • Filterlogik zur Prüfung, ob eine Bewertung bereits beantwortet wurde
  • Aufbereitung des KI Prompts und Generierung der Antwort mit OpenAI
  • Speicherung der Daten in Notion inklusive Freigabestatus

Zweiter Workflow: Veröffentlichung freigegebener Antworten

  • Abrufen freigegebener Einträge aus Notion
  • Publizieren der Antwort über die Google Business Profile API

Eingesetzte Technologien:
n8n, Google Business Profile API, Notion API, OpenAI, individueller JavaScript Code

Individuelle Logik:
Bewertungserkennung, KI Antwortlogik, Prompt Aufbereitung, Status Handling und Zuordnung der Reviews zu Kundinnen und Kunden.

Besondere Herausforderungen

Technisch liess sich das Projekt gut umsetzen. Die grösste Herausforderung lag in der Einrichtung der Google Zugangsdaten, welche je nach Kundenstruktur komplex sein können. Durch eine saubere Planung und schrittweise Freigaben konnten jedoch alle Hindernisse zuverlässig gelöst werden.

Ergebnis

Die neue Lösung bietet P2 Kommunikation klare Vorteile.

  • Rund 20 Minuten tägliche Zeitersparnis in der Bearbeitung von Reviews
  • Konsistente Antworten in der Tonalität jedes Kunden
  • Keine übersehenen Bewertungen mehr
  • Übersicht über offene, bearbeitete und veröffentlichte Reviews
  • Mitarbeitende mit geringeren Berechtigungen können Reviews prüfen und beantworten

Damit ist der Prozess deutlich strukturierter, skalierbar und erheblich effizienter als zuvor.

Meine Rolle

Ich analysierte die Ausgangslage, entwickelte mehrere Prototypen, stimmte die Lösung mit dem Auftraggeber ab und setzte anschliessend die vollständige technische Umsetzung um. Dazu gehörten die API Integrationen, die KI Logik, die Notion Datenstruktur und das gesamte Workflow Design.

Mehrwert der Lösung

Im Gegensatz zu einer Standardautomatisierung wurde dieses System präzise auf die Infrastruktur und die Anforderungen von P2 Kommunikation abgestimmt. Die Lösung ist robust, flexibel erweiterbar und fügt sich nahtlos in den bestehenden Arbeitsablauf ein.